Il concetto di “scorta minima” è ben noto, più complesso determinare quali criteri adottare per il loro calcolo.

Occorrerà determinare ed applicare criteri diversi sia in funzione della tipologia di attività che delle tipologie di materie prime e componenti impiegati, nonché dei loro costi unitari.

Uno dei temi più importanti in tema di scorte minime, riguarda la frequenza con la quale dovranno essere ricalcolate.

Un moderno ERP dovrebbe prevedere il ricalcolo periodico delle scorte minime sulla base dei cambiamenti avvenuti nell’attività produttiva, cambiamenti determinati da molteplici fattori, quali la modifica del mix dei prodotti fabbricati, l’introduzione o l’abbandono di componenti e cambiamenti nei tempi di consegna.

Processi di calcolo delle scorte minime

Premesso che il metodo di controllo delle giacenze basato sulle scorte minime non è applicabile a qualsiasi attività e che in molti casi lo strumento più opportuno è lo sviluppo del programma di produzione, i processi adottati sono:

  • Determinazione del mix di prodotti finiti ricorrenti, agendo sulla base storica oppure sulle previsioni di produzione.
  • Determinazione dei componenti d’impiego generale, necessari per la produzione di prodotti finiti ricorrenti e che possano essere gestiti a scorta minima anche considerando un costo massimo unitario
  • Determinazione del criterio di calcolo delle scorte minime che terrà conto di una serie di fattori fra i quali i tempi di approvvigionamento, i lotti economici e le quantità di confezionamento.
  • Prima ipotesi di calcolo scorte minime.
  • Simulazione dell’effetto dell’introduzione dei nuovi valori di scorta minima sulle giacenze, ottenendo un report che valorizzi:

-Componenti per i quali la scorta minima si riduce o si azzera, giacenze in surplus

-Componenti per i quali la scorta minima aumenta, valore acquisti derivante

-Valore giacenze massime stimabili, pari alla valorizzazione della scorta minima                 più il lotto economico di riordino o la quantità confezione … il minimo ordinabile               al raggiungimento del punto di riordino.

  • Eventuale revisione e definizione scorte minime applicabili

 

Esempio determinazione dei prodotti finiti standard o ricorrenti

Fig.1-L’MRP - Le scorte minime – Come determinarle
Fig.1-L’MRP – Le scorte minime – Come determinarle

 

Esempio determinazione dei componenti d’impiego generale, nel mix di prodotti finiti ricorrenti

Fig.2-L’MRP - Le scorte minime – Come determinarle
Fig.2-L’MRP – Le scorte minime – Come determinarle

Criterio di calcolo delle scorte minime

La determinazione delle scorte minime deriva da un compromesso fra gli oneri finanziari e rischi di obsolescenza derivanti da alti livelli di scorta e dal rischio di incorrere in fermi di produzione per mancanza di materiali.

Le scorte minime derivano essenzialmente da due fattori:

  • La domanda, ossia la quantità di consumo di componenti ipotizzabile in un determinato periodo
  • Il “lead time”, ossia il periodo di tempo che trascorre tra la decisione di ordinare e l’effettiva disponibilità per la produzione; il lead time deve considerare non solo i tempi di consegna del fornitore ma anche quelli per l’emissione dell’ordine, per l’arrivo del materiale, per il controllo qualità all’ingresso ecc.

Fattori come anzidetto, soggetti a variazioni nel tempo.

Le quantità di riordino sono determinate dai lotti economici, dalle quantità di confezionamento e dal costo unitario del componente.

Più basse saranno le quantità di riordino e più frequentemente le scorte scenderanno sotto il livello minimo, obbligando all’approvvigionamento.

Dal lato del fornitore, frequenti consegne di piccoli quantitativi costituiscono un maggior costo ed utilizzando strumenti di CRM sapranno consigliare al cliente i quantitativi da ordinare, magari offrendo prezzi migliori, creando in pratica il “lotto economico”, cioè la quantità minima da riordinare per conseguire un risparmio nel costo di acquisto.

 

Il periodo da considerare nel calcolo delle scorte minime

 Strettamente collegato al periodo di lead time, quindi variabile item per item.

Supponendo di valutare quattro periodi, questi corrisponderanno per esempio  a 40 giorni per item con lead time pari a 10 giorni o 120 se lead time pari a 30 giorni.

Il punto di riordino

 Spesso viene identificato quale momento di “rottura della scorta minima”, le giacenze scendono sotto la scorta minima e parte la procedura di approvvigionamento; con questa metodologia le scorte minime saranno pari al consumo nel periodo che intercorre dalla decisione di approvvigionare e la disponibilità dei materiali.

Il lead time che il consumo del periodo sono stimati ed occorre quindi aggiungere un quantitativo che costituisca un fattore di sicurezza.

Scorta minima = stima di consumo nell’unità di tempo pari al lead time + fattore di sicurezza.

 

Determinazione del fattore di sicurezza

Il fattore di sicurezza dovrebbe essere almeno pari alla maggior incremento di consumi fra n… periodi di lead time.

Questa metodologia rientra nel metodo di determinazione dell’errore medio assoluto, MAD (Mean Absolute Deviation ) nel calcolo di questo indicatore, ciascuna differenza fra il consumo in un’unità di tempo pari al lead time e di quello del periodo precedente vale per il suo valore assoluto, quindi comunque positivo; con la media sulla serie di valori assoluti, si ha un’indicazione specifica di quanto mediamente possa essere l’errore.

Esempio, item con lead time pari a 20 giorni:

Fig.3-L’MRP - Le scorte minime – Come determinarle
Fig.3-L’MRP – Le scorte minime – Come determinarle

Se basato su quattro periodi di lead time:

Maggior errore medio assoluto (MAD)                                                 50

Consumo medio negli ultimi quattro periodi di lead time        113

Scorta minima (113 + 50)                                                                              163

In alternativa all’utilizzo del MAD assoluto può essere utilizzata il MAD medio che nell’esempio è pari a 32,5.

Alcuni usano inserire un fattore moltiplicatore del MAD (1,5, 2, 3 …)

 

Come trattare le scorte minime nelle elaborazioni MRP

Fig.4-L’MRP - Le scorte minime – Come determinarle
Fig.4-L’MRP – Le scorte minime – Come determinarle

Partendo dalle giacenze odierne, al netto delle scorte minime, elencando in sequenza di scadenza impegni (presupposto di consumi) ed ordini di approvvigionamento in essere (presupposto di incremento della disponibilità reale), l’elaborazione dell’MRP segnalerà disponibilità teorica negativa nel momento in cui la disponibilità stessa sarà inferiore alla scorta minima.

L’MRP dovrà anche segnalare ritardi di consegna da parte dei fornitori o da altre forme di approvvigionamento perché creano differimenti fra l’aver ordinato ed il poter effettivamente disporre dei materiali.

Conclusioni:

Il criterio di gestione delle giacenze basato sulle scorte minime non è adatto a qualsiasi attività.

I criteri di determinazione saranno comunque diversi fra le tipologie di materie prime e componentistica impiegate.

E’ indispensabile predisporre un ricalcolo periodico delle scorte minime.