( Document Management System )

Le finalità per cui ricorrere ad un sistema di archiviazione e soprattutto di gestione documentale sono molteplici, alcune trainanti, altre complementari.

Per esempio ricorrere ad un sistema di archiviazione documentale, unicamente per ridurre gli spazi nell’archivio, può aver senso se si hanno volumi cartacei veramente enormi.

Mentre utilizzare un sistema di archiviazione e gestione documentale per scopi che riducano i costi delle attività a scarso valore aggiunto può essere il reale elemento che porti all’assunzione di un sistema.

Fig. 1 – L’archiviazione documentale
Fig. 1 – L’archiviazione documentale

Fra le principali motivazioni che dovrebbero spingere all’adozione di un sistema di archiviazione documentale:

  • La certezza di un’archiviazione sicura
  • La facilità di ricerca di un documento
  • La condivisione e la gestione di processi collaborativi
  • La distribuzione dei documenti, anche automatizzata ed a mezzo mail
  • Il collegamento fra applicativi del sistema gestionale ed i documenti archiviati
  • La gestione dei Workflow, semplici come per esempio l’approvazione delle fatture passive o complessi che prevedano iter logici, scadenze, incarichi ecc.
  • Il collegamento fra documenti facenti parte della stessa pratica in cross reference, detta anche impropriamente “fascicolatura” perché in realtà un documento può far parte di più connessioni
  • La fatturazione elettronica, soprattutto quando è richiesto l’invio di documentazione allegata, come per esempio nella fatturazione elettronica verso l’amministrazione pubblica, argomento che diverrà ancora più importante con l’introduzione della fatturazione elettronica fra privati

Altre motivazioni importanti ma secondarie, salvo l’aver a che fare con grandi volumi:

  • L’archiviazione legale sostitutiva (che teoricamente dovrebbe evitare la conservazione della carta)
  • La conseguente riduzione degli spazi di archiviazione
Fig. 2 – L’archiviazione documentale
Fig. 2 – L’archiviazione documentale

L’indicizzazione dei documenti

L’archiviazione di un documento consiste in due processi:

  • L’archiviazione del documento, in formato nativo (doc, xlsx, dwg …) o in immagine (pdf)
  • La catalogazione del documento, associandogli i dati di indicizzazione cioè tutte le informazioni che saranno poi necessarie per gestirlo.

Archiviare un documento, senza collegarlo con i dati di indicizzazione che permettano di ricercarlo, condividerlo, distribuirlo, fascicolarlo, spedirlo, è forse sufficiente per assolvere agli obblighi dell’archiviazione sostitutiva, ma non certo ai fini della gestione documentale.

In sintesi:

L’archiviazione documentale, ancorché sostitutiva, non obbliga ad una corretta e completa indicizzazione dei documenti, la sua utilità è poi marginale.

Una corretta indicizzazione è invece alla base della gestione documentale.

Fig. 3 – Quanto tempo si perde alla ricerca di un documento
Fig. 3 – Quanto tempo si perde alla ricerca di un documento

I dati di indicizzazione 

Occorre definire tutte le metodologie con le quali potrà essere necessario cercare un documento; per esempio nel momento in cui occorra cercare una fattura di un fornitore nell’archivio cartaceo molto spesso si ricorre al numero di protocollo a sua volta cercato visualizzando la scheda contabile del fornitore.

Disponendo di un sistema di gestione documentale la stessa dovrà essere ricercabile per nome del fornitore, per periodo, per conto contabile di imputazione, per range d’importo e perfino per il suo contenuto testuale.

Fig. 4 – L’indicizzazione nell’archiviazione documentale
Fig. 4 – L’indicizzazione nell’archiviazione documentale

Inoltre la stessa dovrà essere collegata in cross reference con l’ordine di acquisto al quale fa riferimento, con tutte le bolle di accompagnamento che accorpa, con i documenti del controllo qualità merce all’ingresso e con il documento che certifica l’avvenuto carico a magazzino della merce.

Volendo gestire un semplice workflow di approvazione fatture passive, l’indicizzazione del documento dovrà contenere tutte le informazioni necessarie per definire la persona che dovrà approvarla e successivamente chi l’ha approvata e quando.

Può sembrare complesso, ma in realtà quasi tutti i processi di indicizzazione sono completamente automatici, occorre solo definire attentamente quali informazioni collegare ai documenti di ciascuna categoria

Le metodologie di archiviazione

Ricorrere allo scanner deve essere l’ultima ipotesi possibile.

Tutti i documenti prodotti dal sistema gestionale dovrebbero essere automaticamente archiviati dal sistema stesso, per esempio:

Documenti del ciclo attivo: Conferme d’ordine, bolle di consegna, packing list, fatture, estratti conto e solleciti.

Documenti del ciclo passivo: Ordini di acquisto, documenti del controllo merce all’ingresso e dell’avvenuto carico in magazzino, solleciti a fornitore.

Documenti tecnico produttivi: Disegni tecnici, schemi, manuali d’uso e manutenzione, ordini di lavorazione, documenti del controllo qualità.

Elaborati contabili: Schede contabili, libri Iva, libro giornale, libro inventari, cespiti, ammortamenti, valorizzazioni magazzino, registri di movimentazione.

Documenti di bilancio: Allegati, nota integrativa, bilancio, verbali di deposito.

Libri sociali: Soci, assemblee, decisioni dell’amministratore unico o del consiglio di amministrazione.

Altre tipologie di documento sono disponibili in formato elettronico, per esempio la corrispondenza in uscita, email ed allegati, quindi direttamente archiviabili senza doverli digitalizzare tramite scanner.

Per le fatture fornitori, in attesa della fatturazione elettronica fra privati e con riferimento è possibile chiedere l’invio in formato Pdf.

Tre le principali metodologie di archiviazione

  • AUTOMATICA, per i documenti prodotti dal sistema gestionale
  • TRAMITE BARCODE, per tutti i documenti soggetti a registrazione nel sistema gestionale, oppure emessi dal sistema gestionale e per i quali occorra archiviare copia controfirmata, per esempio le bolle di consegna
  • MANUALE, tramite scanner quando non sia disponibile il formato digitale ed inserimento manuale dei dati di indicizzazione
Fig.4 - Le metodologie di indicizzazione
Fig. 5 – Le metodologie di indicizzazione

Ovviamente automatica per tutti i documenti prodotti ed archiviati dal sistema informativo.

Automatica per tutti i documenti soggetti a registrazione nel sistema informativo come per esempio le bolle di consegna e le fatture dei fornitori.

Come?

Semplicemente apponendo manualmente o elettronicamente un barcode al documento e leggendolo, anche tramite lettore, al termine della registrazione del documento nel sistema informativo.

Caso classico le fatture fornitore, per le quali in prima nota verranno registrate tutte le informazioni contabili (fornitore, numero, data, importi imputati ai singoli conti di spesa, imputazioni a centro di costo, condizioni di pagamento, imponibili ed imposta Iva, netto a pagare) tutte informazioni che potranno automaticamente confluire nell’indicizzazione del documento.

Fig. 2 – L’archiviazione documentale
Fig. 6 – L’archiviazione documentale

Occorre gestire un WORKFLOW di approvazione delle fatture passive?

Lo “smistamento” alle persone che dovranno approvare su quali elementi si deve basare?

Sul centro di costo di imputazione, sul conto di spesa, sul range d’importo, sul rispetto delle condizioni di pagamento pattuite?

I dati contabili (la prima nota) che confluiranno automaticamente nell’indicizzazione permetteranno di identificare il soggetto demandato all’approvazione.

Con un minimo di inventiva possono essere ideate indicizzazioni automatiche per molte tipologie di documento, si pensi per esempio alle bolle di consegna per le quali si voglia archiviare l’immagine completa della firma del cliente o del trasportatore che ha ritirato; sarà sufficiente stampare sul documento, emesso dal proprio sistema informativo, un barcode e quando questo rientrerà nel sistema tramite scanner il sistema stesso lo riconoscerà ed indicizzerà automaticamente.

Il formato dei documenti archiviati

Prevedere l’archiviazione di documenti unicamente in formato immagine, (Pdf) è riduttivo ed impedisce alcune attività della gestione documentale come per esempio attività collaborative che prevedano attività congiunte di aggiornamento di un documento.

Gestire con un sistema di archiviazione documentale processi collaborativi inerenti l’aggiornamento condiviso di documenti, è molto facile e comodo considerando che il sistema gestirà automaticamente le versioni degli interventi; In pratica chi aggiorna un documento condiviso, genera una nuova versione; il sistema proporrà automaticamente l’ultima versione ma permetterà di visualizzare all’occorrenza tutte le versioni precedenti.

La conversione automatica

Solitamente collegata con le tipologie di documento, prevedendo che per alcune di esse la conversione in Pdf da qualsiasi formato nativo sia automaticamente effettuata dal sistema di archiviazione documentale.

Esempio: I disegni tecnici che se archiviati in formato nativo richiederanno l’installazione del software di visualizzazione nei personal computers che dovranno visualizzarli.

Fig. 6 – L’archiviazione documentale
Fig. 7 – L’archiviazione documentale

Il collegamento con il sistema gestionale

Oltre all’archiviazione automatica di tutti i documenti prodotti dal sistema informativo, il colloquio fra il sistema di archiviazione e gestione documentale ed il sistema informativo aziendale deve comprendere funzionalità di visualizzazione di documenti direttamente da funzionalità di interrogazione, esempio:

  • Richiamo immagini di una fattura fornitori dalla visualizzazione dell’estratto conto o dalla scheda contabile di un conto di spesa.
  • All’occorrenza richiamo di tutti i documenti collegati, quindi dalla fattura del fornitore, all’ordine di acquisto….. alla corrispondenza intercorsa, ecc.

Alcuni casi pratici:

Sollecitando il pagamento di un cliente lo stesso dichiara di non aver ricevuto una fattura ….. richiamo diretto della fattura dalla visualizzazione dell’estratto conto, mail con allegato …..

Il fornitore sollecita il pagamento di una fattura ….. richiamo diretto della fattura e di tutti i documenti collegati e, per esempio, contestazione delle modalità di pagamento non conformi con quanto stabilito dall’ordine di acquisto….. ed ancora presenza di dichiarazioni di non conformità al ricevimento merce ecc.

Il collegamento con output Excel

Immaginate di estrarre dal sistema gestionale un elenco delle fatture clienti per le quali occorra sollecitare telefonicamente il pagamento; l’attività può essere di competenza di persona che non ha l’accesso al sistema gestionale o non lo utilizza, oppure essere affidata ad un servizio esterno all’azienda.

Il sistema informativo potrà essere in grado di produrre un foglio Excel con l’elenco delle fatture da sollecitare e per ciascuna di essa la possibilità di accedere direttamente all’immagine del documento, “prelevandola” in tempo reale dal sistema di archiviazione documentale.

Fig. 5 – Reportistica collegata all’archiviazione documentale
Fig. 8 – Reportistica collegata all’archiviazione documentale

La stessa metodologia può essere applicata a decine di reports, distribuendo all’interno dell’azienda cartelle Excel tramite le quali si acceda direttamente alla visualizzazione dei documenti, per esempio per la distribuzione dei disegni tecnici collegati ad una commessa o ad una distinta base.

Conclusioni

Un sistema di archiviazione e gestione documentale può essere uno strumento che migliori la gestione dei processi, che permetta di cambiare il modo di lavorare, che renda l’azienda maggiormente performante riducendo nel contempo il costo di una serie di attività a scarso o nullo valore aggiunto, è pero basilare impostarla fin dall’inizio in modo corretto, ponendosi obbiettivi ambiziosi e che non siano limitati all’eliminazione della carta.

ERP , IL FUTURO E’ PIU’ GREEN

In termini di reale risparmio di carta, un moderno ERP, che fra le altre peculiarità permetta di ottenere output in Pdf ed Excel è il reale strumento che permette di risparmiare carta ancora più performante se collegato all’archiviazione e gestione documentale che permette l’archiviazione diretta dall’output ottenuto senza neppure passare dalla carta.